Die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung

Das Wichtigste in Kürze

• Hausverwaltungen erfüllen in der Regel im Auftrag eines Eigentümers verschiedene Aufgaben und Pflichten in einem Haus oder einer Liegenschaft. Dazu gehört etwa der technische und administrative Unterhalt, der Kontakt mit den Mietern sowie die Buchführung.
• Die Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung werden im Verwaltervertrag zwischen der auftraggebenden Partei (Eigentümer) und der ausführenden Partei (Hausverwaltung) definiert und festgelegt.
• Die Hausverwaltung kann sich sowohl um die Belange von Immobilien mit Mietwohnungen (und Gewerbeimmobilien) als auch mit Eigentumswohnungen kümmern. Aufgabenfelder einer Mietverwaltung unterscheiden sich dabei in gewissen Punkten von denjenigen der WEG (Wohneigentumsgemeinschaft) Verwaltung.
• Ein Hausverwalter fungiert bei Fragen, Anliegen und Streitigkeiten als Vermittler zwischen Mietern und Eigentümer.
• Die Kosten der Hausverwaltung richten sich nach verschiedenen Faktoren. Dazu gehören etwa die Anzahl der Mieteinheiten, der Zustand der Immobilie oder deren Lage.

Warum braucht man eine Hausverwaltung?

Zweck einer Hausverwaltung ist in erster Linie die Entlastung des Eigentümers. Dieser kann sich zurecht die Frage stellen: benötigt man eine Hausverwaltung überhaupt? Die Frage ist nur je nach Situation und den individuellen Gegebenheiten zu beantworten.

Tatsache ist, dass es einige Eigentümer gibt, die das geerbte oder gekaufte Mietshaus in ihrem Eigentum selbst verwalten – von den technischen bis zu kaufmännischen Aufgaben, die dabei anfallen.

Solange man als Eigentümer ein Mehrfamilienhaus mit beispielsweise vier Wohnungen hat, kann das reibungslos laufen. Schwieriger gestaltet sich die Situation, wenn man Eigentümer mehrerer Immobilien mit unterschiedlichen Buchhaltungen oder Nebenkostenabrechnungen ist und man in der Folge einem steigenden Risiko an Problemen und Konflikten gegenübersteht.

Bei schwierigen Mietern oder einem plötzlichen Rohrbruch etwa, den es der Versicherung zu melden gilt und für den man die nötigen Handwerker aufbieten und organisieren muss: Je höher die Anzahl an Immobilien und Mieteinheiten ist, um die man sich kümmert, umso zeitraubender und anspruchsvoller wird die Arbeit.

Besonders zeitraubend kann etwa das Eintreiben überfälliger Mieten sein. Noch komplizierter wird es, wenn ein Mieter aus der Wohnung ausgewiesen werden muss.

Viele Eigentümer entscheiden sich daher dazu, diese Aufgaben der Hausverwaltung zu übergeben. Eine gute Immobilienverwaltung entlastet den Eigentümer und ist darum besorgt, dass die Mieten (also die Einnahmen des Eigentümers) pünktlich eintreffen.

Was sind die Aufgaben der Hausverwaltung?

Die Aufgaben der Hausverwaltung sind in der Regel die technische und kaufmännische (oder administrative) Verwaltung des Hauses und die Durchsetzung der Hausordnung.

Im Allgemeinen (und für eine verständlichere Übersicht) lassen sich die Dienstleistungen einer Hausverwaltung in der Regel in zwei bis drei Aufgabenfelder unterteilen. Zum einen gibt es die administrativen oder kaufmännischen und zum anderen die technischen Aufgaben.

Bestandteile administrativer Verwaltungsaufgaben

• Zahlungskontrolle der Mieten
• Mahnwesen und Inkasso fälliger Mietzahlungen
• Erstellung der periodischen Heiz- und Nebenkostenabrechnung
• Buchführung

Die administrative Verwaltung enthält zudem meist noch andere Aufgaben, insbesondere sind jene zu erwähnen, die eine rechtliche und juristische Wahrung der Interessen des Eigentümers darstellen.

• Erfüllung des Verwaltungsmandats nach geltender Rechtssprechung und Gesetzgebung
• Meldung von Schadensfällen und Abwicklung mit den entsprechenden Versicherungen
• Verhandlung mit Ämtern
• Gerichtliche Vertretung des Eigentümers bei Streitigkeiten mit Mietern usw.
• Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

Bestandteile technischer Verwaltungsaufgaben

• Betrieb und Kontrolle von Anlagen und Einrichtungen im Haus (Beispiel: Aufzug, Heizungsanlage)
• Steuerung und Koordination von Dienstleistern (Beispiel: Servicetechniker, Heizöllieferungen)
• Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
• Durchführung baulicher Maßnahmen im Auftrag des Eigentümers
• Organisation des Hausmeisters

Die Aufgaben und Pflichten können zudem nach der Art des verwalteten Hauses variieren. Ausschlag gebend dabei ist in erster Linie, ob die Verwaltung sich um eine Immobilie mit Mietwohnungen kümmert oder eine mit Eigentumswohnungen (WEG).

Auch wenn sie im Großen und Ganzen ähnlich bleiben, sind bei der Verwaltung dieser Art von Liegenschaften andere Aufgaben wahrzunehmen. (2)

Was ist eine WEG Verwaltung?

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) gibt es dort, wo mehrere Eigentümer Wohnungen (Eigentumswohnungen) in einer Immobilie bewohnen. Die eingesetzte Verwaltung, oftmals extern hinzugezogen und beauftragt, kümmert sich um die Belange und Aufgaben, die alle Wohnungseigentümer gemeinsam betreffen.

Dazu gehören die gemeinschaftlichen Teile, wie Treppenhäuser, Heizungsanlagen und andere in der Teilungserklärung festgelegte Gemeinschaftsbauten.

Was macht eine WEG Verwaltung?

Eine WEG Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) ist mit der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums betraut. Das heißt, dass die Aufgaben und Pflichten der Verwaltung jeweils »bis zur Wohnungstür« der einzelnen Eigentümer reichen.

Damit steht sie in Kontrast zur Mietverwaltung, die vom Eigentümer einer Immobilie mit Mietwohnungen für die allumfassende Verwaltung beauftragt wird.

Klassisches Aufgabenfeld der WEG Verwaltung ist zudem auch die Durchführung der Eigentümerversammlungen, die periodisch stattfinden und folgenden Zweck erfüllen:

• Information der einzelnen Eigentümer über den Zustand des Hauses, allfällige Kostenänderungen und zukünftige Investitionen
• Lösung von Problemen zwischen den Eigentümern
• Entgegennahme, Besprechung und Lösung von Beschwerden, Traktanden und allen anderen für die Hausgemeinschaft relevanten Punkten und Themen

Welche Pflichten hat ein WEG Verwalter?

Zu den zentralen Pflichten eines WEG Verwalters gehören: die Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung, die Umsetzung der Beschlüsse sowie die Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen der Wohnungseigentümer.

Muss eine WEG immer einen Verwalter haben?

Eine WEG muss nicht zwingend einen externen Verwalter haben. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt allerdings laut §18 Abs. 1 WEG-Gesetz der Gemeinschaft aller Miteigentümer. (3)

In der Praxis heißt dies, dass eine externe Verwaltung, die eine neutrale Position gegenüber allen Wohnungseigentümern und ihren Interessen wahren kann, oftmals die beste Lösung ist. Gerade, wo mehrere Eigentümer ein Haus bewohnen, ist Konfliktpotenzial vorhanden – bei einer internen Verwaltung kann es schnell zu einem Interessenkonflikt kommen. (4)

Was kostet eine Hausverwaltung?

In der Immobilienverwaltungsbranche herrscht ein intensiver Wettbewerb, und die Unternehmen versuchen, Kunden durch niedrigere Preise zu gewinnen. Lies aber auch zwischen den Zeilen, denn ein niedriger Preis spiegelt nicht immer Qualität oder ein umfassendes Dienstleistungspaket wider.

Als Eigentümer wird man nicht darum herumkommen, einen genauen Blick auf den Verwaltungsvertrag zu werfen und sich ein Bild über die angebotenen Leistungen zu machen. Fakt ist auch, dass allzu niedrige Kosten seitens der Verwaltung manchmal über Aufschläge »kompensiert« werden.

Dies kann in der Praxis beispielsweise bedeuten, dass für das Mahnwesen bei der Einforderung von Mietzinsen den Eigentümern zusätzliche Gebühren vom Hausverwalter in Rechnung gestellt werden. Daher ist es von äußerster Wichtigkeit, die Aufgaben und Pflichten sowie die Kosten der Verwaltung genau im Verwaltervertrag zu definieren (und zu kennen).

Niedrige Gebühren sind selten wirklich lohnenswert

Beim Vergleich der Gebühren ist es also wichtig, darauf zu achten, was du als Eigentümer für dein Geld bekommst. Ein umfassender Service, der zwar monatlich etwas teurer ist, gegenüber zusätzlichen Gebühren für sämtliche Sonderarbeiten, kann auf lange Sicht große Einsparungen bedeuten.

Folgende Faktoren fließen üblicherweise zudem in die Preisgestaltung des Verwaltervertrags ein:

• die Verwaltungsart (WEG- oder eine Miethausverwaltung)
• die Anzahl der vermietbaren Einheiten (Mietshaus oder Gewerbeimmobilie)
• Anwohner, bestehende Rechtsfälle, Streitigkeiten (oftmals ein Knackpunkt bei Wohneigentumsimmobilien mit mehreren Eigentümern und unterschiedlichen Interessen)
• der bauliche Zustand der Immobilie (grundsätzlich gilt: je mehr zu reparieren und instand zu stellen ist – etwa aufgrund des Alters des Hauses – umso mehr hat die Hausverwaltung zu tun und umso höher die Kosten)
• die Lage der Immobilie (unter anderem Erreichbarkeit, Distanz zu anderen Häusern, aber auch zum Büro der Immobilienverwaltung)

Darf der Eigentümer Verwaltungskosten auf Mieter umlegen?

Grundsätzlich darf der Eigentümer die Verwaltungskosten nicht auf die Mieter umlegen. Gesetzlich wird dies im §556a Abs. 1 BGB geregelt.

Die meisten Eigentümer und Vermieter dürften wissen, dass verschiedene Kosten über die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden können – die Verwaltungskosten jedoch gehören nicht dazu.

Hausverwaltung erfüllt Aufgaben und Pflichten nicht – was tun?

Bei der Mietverwaltung ist die Sachlage relativ einfach: Ein Eigentümer, der mit der Arbeit der Hausverwaltung unzufrieden ist, hat üblicherweise das Recht, den Verwaltervertrag auf das Ende einer Abrechnungsperiode und unter Einhaltung der festgelegten Fristen zu kündigen.

Anders sieht die Situation bei der WEG Verwaltung aus: Die Eigentümer können auch hier das Vertragsverhältnis per Einschreiben oder auf einer offiziellen Versammlung beenden. Allerdings muss eine Mehrheit der Eigentümer dem Beschluss zustimmen, damit er wirksam wird.

Die Aufgaben der Hausverwaltung gegenüber Mietern und Bewohnern

Eine gute Hausverwaltung ist für Eigentümer und Bewohner gleichermaßen von unschätzbarem Wert. Ein verantwortungsbewusster Hausverwalter wird versuchen, im Einklang mit seinem Auftrag die Interessen der Mieter und des Eigentümers wahrzunehmen.

Dabei fungiert er als Vermittler zwischen Eigentümern und Mietern und ist die Ansprechperson für Fragen, Reparaturen und andere Anliegen in Zusammenhang mit der Mietsache bzw. der verwalteten Immobilie.

Hausverwalter sorgen im Idealfall für eine klare Kommunikation, die einen offenen Dialog zwischen beiden Seiten ermöglicht und eine vertrauensvolle Beziehung fördert, von der langfristig alle profitieren.

Quellen

1. Der Branchenreport zum Bereich Immobilienverwaltung. https://www.ibisworld.com/de/branchenreporte/verwaltung-immobilien/372/
2. Wohnungseigentumsgesetz: Diese Regeln gelten für Eigentümer und Verwalter. Ein Beitrag des SWR. https://www.swrfernsehen.de/marktcheck/wohnungseigentumsgesetz-weg-nderung-neu-regelung-100.html
3. Das Wohnungseigentumsgesetz im Internet. https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/__18.html
4. Immobilien: Selbstverwaltung für den Hausgebrauch. https://www.tagesspiegel.de/wirtschaft/immobilien/selbstverwaltung-fur-den-hausgebrauch-4343209.html

Kundenstimmen