Betriebliche Altersvorsorge Pflicht: Was Arbeitgeber schulden und Arbeitnehmer fordern können

§ 1a Abs. 1 BetrAVG gibt jedem Arbeitnehmer, der in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist, das Recht, einen Teil seines Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln. Der Arbeitgeber kann diesen Wunsch nicht ablehnen. Bietet er keinen eigenen Durchführungsweg an, gilt kraft Gesetz die Direktversicherung als Auffangweg.

Anspruchsberechtigt sind Vollzeit- und Teilzeitkräfte gleichermaßen. Minijobber haben Anspruch, wenn sie freiwillig in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind. Freie Mitarbeiter und Selbstständige fallen heraus, weil sie rechtlich keine Arbeitnehmer sind. Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle: Auch ein Zwei-Personen-Betrieb muss Entgeltumwandlung ermöglichen.

• Anspruch gilt ab dem ersten Arbeitstag
• Verweigert der Arbeitgeber, droht Schadensersatzklage am Arbeitsgericht
• Direktversicherung ist gesetzlicher Auffangweg ohne eigenes Konzept

§ 1a Abs. 1a BetrAVG regelt den Arbeitgeberzuschuss: Spart der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge, muss er mindestens 15 Prozent des umgewandelten Betrags zusätzlich als Zuschuss leisten. Für Entgeltumwandlungen, die nach dem 31. Dezember 2018 vereinbart wurden, galt das von Anfang an. Seit Januar 2022 gilt es auch für ältere Vereinbarungen.

Der Zuschuss gilt ausschließlich für versicherungsförmige Durchführungswege: Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Bei Direktzusage und Unterstützungskasse entsteht keine Sozialversicherungsersparnis, daher greift die Pflicht dort nicht automatisch. Der Zuschuss ist als Betriebsausgabe abzugsfähig und sozialversicherungsfrei, solange er im gesetzlichen Rahmen bleibt.

Derzeit ist die bAV kein Pflichtmodell im Sinne einer automatischen Einschreibung. Was besteht, ist der einklagbare Anspruch auf Entgeltumwandlung. Die politische Debatte geht aber weiter: Gewerkschaften, Teile der SPD und Stimmen aus der Rentenkommission fordern ein Opting-out-Modell, bei dem alle Arbeitnehmer automatisch in eine Betriebsrente eingeschrieben werden und nur aktiv widersprechen können.

Die Tagesschau und andere Medien berichten regelmäßig über diese Debatte. Eine gesetzliche Pflicht zur automatischen Einschreibung ist bisher nicht verabschiedet. Das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) von 2018 hat die Rahmenbedingungen verbessert, aber keine Pflicht zur Einschreibung eingeführt. Unternehmen, die heute ein gut strukturiertes bAV-Konzept etablieren, sind für eine mögliche Verschärfung der Rechtslage besser aufgestellt.

Verlangt ein Arbeitnehmer Entgeltumwandlung, muss der Arbeitgeber einen Durchführungsweg bereitstellen. Verweigert er das, kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht klagen und Schadensersatz fordern, wenn ihm durch die Verweigerung Steuer- oder Sozialversicherungsvorteile entgangen sind.

Arbeitgeber ohne eigenes bAV-Konzept sollten zumindest einen Rahmenvertrag mit einem Versicherer abschließen, damit sie im Bedarfsfall sofort handlungsfähig sind. Wer das nicht vorbereitet hat, steht im Ernstfall unter Zeitdruck und riskiert, einen ungeprüften Tarif zu unterschreiben.

Als Durchführungsweg der Entgeltumwandlung kommt zum Beispiel eine Direktversicherung der LV 1871 infrage: Arbeitnehmer zahlen aus dem Bruttoentgelt ein, während der Arbeitgeber seinen Pflichtzuschuss von mindestens 15 % beisteuert.

§ 4a BetrAVG verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitnehmer auf Verlangen schriftlich über ihre bAV-Anwartschaften zu informieren. Wer falsche oder unvollständige Informationen liefert, haftet für den daraus entstehenden Schaden.

Konkret muss der Arbeitgeber Auskunft geben über die Höhe der unverfallbaren Anwartschaft, den Durchführungsweg und den Versorgungsträger sowie die Bedingungen für die Unverfallbarkeit in der betrieblichen Altersvorsorge. Unverfallbar sind Anwartschaften nach drei Jahren Betriebszugehörigkeit. Wer diese Informationen nicht parat hat, weil die Verwaltung der bAV-Verträge im Unternehmen unstrukturiert läuft, hat ein Problem, das nicht nur ärgerlich, sondern haftungsrelevant ist.

• Höhe der unverfallbaren Anwartschaft mitteilen
• Durchführungsweg und Versorgungsträger benennen
• Unverfallbarkeits-Bedingungen schriftlich dokumentieren

Wandelt ein Mitarbeiter 200 Euro brutto monatlich um, spart der Arbeitgeber rund 40 Euro an Sozialversicherungsbeiträgen. Er muss davon mindestens 15 Prozent, also 30 Euro, als Zuschuss weitergeben. Viele Arbeitgeber zahlen exakt diese 15 Prozent und lassen es dabei.

Das ist rechtlich ausreichend, aber strategisch kurzsichtig: Ein höherer Arbeitgeberzuschuss von 20 oder 25 Prozent kostet weniger, als er auf den ersten Blick scheint, weil er die Lohnnebenkosten senkt und gleichzeitig als Argument bei der Mitarbeitergewinnung funktioniert. Wer 20 Prozent Zuschuss bietet, differenziert sich im Wettbewerb um Fachkräfte ohne proportional höhere Kosten. Der Zuschuss gilt für versicherungsförmige Durchführungswege: Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds.

Die Einstandspflicht bedeutet: Egal über welchen Durchführungsweg die bAV läuft, der Arbeitgeber haftet dafür, dass der Arbeitnehmer seine zugesagten Leistungen bekommt. Geht eine Pensionskasse in die Insolvenz oder erbringt eine Direktversicherung weniger als zugesagt, muss der Arbeitgeber die Differenz aus eigener Tasche zahlen.

Das ist kein theoretisches Risiko. In der Vergangenheit haben mehrere Pensionskassen ihre Leistungen kürzen müssen, und die betroffenen Arbeitgeber standen vor unerwarteten Nachzahlungspflichten. Wie minimiert man dieses Risiko? Durch sorgfältige Auswahl des Versorgungsträgers, regelmäßige Überprüfung der finanziellen Stabilität und klare vertragliche Dokumentation der Zusagen.

Darüber hinaus droht Haftung bei Beratungsfehlern: Gibt der Arbeitgeber oder sein Personalverantwortlicher dem Mitarbeiter falsche Informationen zur bAV, kann daraus ein Schadensersatzanspruch entstehen. Beratung zur bAV gehört in die Hände von Fachleuten, nicht in den Small Talk beim Onboarding.

Beiträge in versicherungsförmige Durchführungswege (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds) sind nach § 3 Nr. 63 EStG bis zu einer bestimmten Grenze steuer- und sozialversicherungsfrei. Aktuell gilt: Steuerfreiheit bis zu 676 Euro monatlich (8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung West) und Sozialversicherungsfreiheit bis zu 338 Euro monatlich (4 Prozent der BBG).

Konkret: Wer monatlich 338 Euro brutto in die Direktversicherung umwandelt, zahlt darauf keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge. Bei einem Grenzsteuersatz von 35 Prozent und einem SV-Beitragssatz von rund 20 Prozent spart der Arbeitnehmer effektiv über 180 Euro monatlich an Abgaben, die sonst auf diesen Betrag anfallen würden.

• Steuerfreiheit: bis 676 Euro/Monat (8 % BBG West)
• SV-Freiheit: bis 338 Euro/Monat (4 % BBG West)
• Arbeitgeberzuschuss: abzugsfähig als Betriebsausgabe, SV-frei im Rahmen der Grenzen
• Gilt für Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds

Was in der Einzahlphase steuerfrei bleibt, wird in der Auszahlphase nachversteuert. Die Betriebsrente ist als sonstige Einkünfte nach § 22 EStG voll steuerpflichtig. Das klingt zunächst nachteilig, ist aber für die meisten Arbeitnehmer vorteilhaft: Der persönliche Steuersatz im Rentenalter liegt in der Regel deutlich unter dem Steuersatz während der Erwerbsphase.

Wer mit 50 Prozent Grenzsteuersatz einzahlt und im Alter mit 25 Prozent versteuert, hat durch die Verschiebung einen echten Steuervorteil realisiert. Dieser Vorteil schrumpft, wenn das Rentenalter-Einkommen durch andere Einkünfte hoch bleibt. Daher lohnt eine individuelle Durchrechnung, die Einzahlphase, Auszahlphase und KV-Beiträge gemeinsam betrachtet.

Kleine und mittlere Unternehmen haben weder die Zeit noch das Know-how, um individuelle bAV-Konzepte für jeden Mitarbeiter zu entwickeln. Gleichzeitig sind sie gesetzlich verpflichtet, Entgeltumwandlung zu ermöglichen. Die Lösung sind Rahmenverträge mit Versicherern.

Ein Rahmenvertrag legt die Konditionen für alle Mitarbeiter des Unternehmens einheitlich fest, oft zu günstigeren Konditionen als Einzelverträge. Der Verwaltungsaufwand sinkt erheblich, weil Beitragsanpassungen und Vertragsverwaltung zentral laufen. Wer keinen Rahmenvertrag hat und plötzlich mit einem Entgeltumwandlungswunsch konfrontiert wird, steht unter Zeitdruck und riskiert, den erstbesten Tarif zu unterschreiben.

• Einheitliche Konditionen für alle Mitarbeiter
• Günstigere Konditionen als Einzelverträge
• Zentralisierte Verwaltung von Beitragsanpassungen
• Sofortige Handlungsfähigkeit bei Mitarbeiterwunsch

In einem Arbeitsmarkt, in dem qualifizierte Fachkräfte zwischen mehreren Angeboten wählen können, ist die bAV ein konkretes Differenzierungsmerkmal. Ein Arbeitgeberzuschuss von 20 oder 25 Prozent statt der gesetzlichen 15 Prozent kostet bei einem umgewandelten Betrag von 200 Euro monatlich genau 10 bis 20 Euro mehr, signalisiert dem Mitarbeiter aber, dass der Arbeitgeber aktiv in seine Altersvorsorge investiert.

Anbieter wie lv1871, lexware und penzilla betonen diesen Hebel in ihren Materialien für Arbeitgeber. Die Kernaussage ist dieselbe: Das Kostenargument gegen einen höheren Zuschuss greift nicht, weil die Sozialversicherungsersparnis des Arbeitgebers die Mehrkosten teilweise kompensiert.

Für Gesellschafter-Geschäftsführer gelten besondere steuerliche Spielregeln. Die GGF-Versorgung über eine Pensionszusage ist steuerlich attraktiv: Die Pensionsrückstellungen mindern den steuerpflichtigen Gewinn der Gesellschaft, was Liquiditätsvorteile schafft.

Die Finanzverwaltung prüft GGF-Versorgungen aber besonders kritisch auf verdeckte Gewinnausschüttung. Wer ohne professionelle Beratung handelt, riskiert, dass das Finanzamt die Pensionsrückstellungen nicht anerkennt. Kriterien wie Erdienbarkeit, Überversorgung und Finanzierbarkeit müssen eingehalten werden. Eine professionelle Gestaltung der GGF-Versorgung ist daher keine Option, sondern Voraussetzung für die steuerliche Wirksamkeit. Quellen wie gesetze-im-internet.de (BetrAVG) und einschlägige Steuerrechts-Kommentare bilden die rechtliche Grundlage für diese Gestaltungen.

• Pensionsrückstellungen mindern steuerpflichtigen Gewinn
• Erdienbarkeit, Überversorgung, Finanzierbarkeit prüfen
• Finanzverwaltung prüft besonders auf verdeckte Gewinnausschüttung
• Professionelle Gestaltung ist Pflicht, nicht Option